Digitalisierung des Gewerbesteuerbescheids Entlastung für 3,9 Millionen Unternehmen

Einheitliche, zukunftssichere Standards entlasten von Bürokratie. Wenn zum Beispiel Unternehmen weniger Zeit und Kosten in die Bearbeitung papiergebundener Bescheide stecken müssen, bleibt mehr Freiraum für Innovationen „Made in Germany“. Ein Ziel, an dem wir unter der Federführung des Hessischen Ministeriums der Finanzen und des Bundesfinanzministeriums (BMF) im OZG-Themenfeld Steuern & Zoll mitwirken. So können seit April 2023 rund 3,9 Millionen Unternehmen sowie über 50.000 Steuerberatungen und Konzernsteuerabteilungen einen digitalen und maschinenlesbaren Gewerbesteuerbescheid anfordern.

Ausgangslage und Ziel

600 verschiedene Papierformate des Gewerbesteuerbescheids gab es bislang in Deutschland, eigenständig verantwortet von 11.000 Kommunen. Gerade für große Unternehmen mit mehreren Standorten sind die manuelle Prüfung und Verarbeitung der Bescheide mit viel Aufwand verbunden. Ziel des OZG-Projekts ist deshalb ein medienbruchfreier Prozess, bei dem die Informationen und Bescheide rund um die Gewerbesteuer digital übermittelt werden. Die Verwaltungsdigitalisierung verspricht den Kommunen einen geringeren Aufwand bei der Bearbeitung und den gewerbesteuerpflichtigen Unternehmen und ihren Steuerbüros eine einfachere Handhabung.

Ein Format für alle

Damit der bundesweit einheitliche Bescheid von der Einreichung der Gewerbesteuererklärung bis zur Zustellung in das digitale Postfach des Unternehmens abgewickelt werden kann, haben wir einige Vorarbeit geleistet. Im Auftrag des Hessischen Ministeriums der Finanzen galt es, die verschiedenen Anforderungen der 16 Länder, des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI), der Pilotkommunen sowie der Unternehmen und Fachverfahrenshersteller zu moderieren und in Einklang zu bringen.

Die Lösung: Ein bundesweit einheitliches Datenformat auf Basis von PDF/A3 für den Gewerbesteuerbescheid. Eigens dafür wurde die elektronische Übermittlung der Daten via ELSTER-Transfer ertüchtigt. Gleichzeitig bereiteten wir 18 Systemanbieter von kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungssystemen (HKR-Systemanbieter) auf die Umstellung ihrer Software vor – in Arbeitskreisen informierten wir frühzeitig über die neuen Spezifikationen und begleiteten die Entwicklung der Schnittstellen.

Pilot und Rollout 

Vor dem Rollout in allen deutschen Kommunen wurde die Gebrauchstauglichkeit des neuen Verfahrens intensiv getestet. 60 engagierte Kommunen beteiligten sich im Pilotprogramm. Rund 30 davon testeten gemeinsam mit ihren HKR-Systemanbietern und Pilotunternehmen die digitalen Bescheide.

Mit positivem Ergebnis können nun Unternehmen und Steuerberatungen direkt bei Abgabe einer Gewerbesteuererklärung auswählen, ob sie den Gewerbesteuerbescheid digital erhalten möchten. Sofern die zuständige Kommune die organisatorischen und technischen Voraussetzungen erfüllt, bekommen sie den Gewerbesteuerbescheid in digitaler Form zugestellt.

Da dies in vielen Kommunen noch nicht möglich ist, wählte die Steuerungsgruppe einen spannenden Ansatz, um Angebot und Nachfrage zusammenzubringen: Indem Unternehmen in „Mein ELSTER“ den elektronischen Zustellwunsch angeben, erhalten die Kommunen und Länder wertvolle Informationen zur Nachfrage nach dem neuen Angebot. Unternehmen entstehen keine Nachteile: Die Kommunen versenden automatisch weiter den gewohnten Gewerbesteuerbescheid auf Papier, solange die Umstellung auf das digitale Format läuft.

Damit stehen den Kommunen alle Infrastrukturkomponenten für eine erfolgreiche und rechtssichere elektronische Bekanntgabe der digitalen Gewerbesteuerbescheide bereit – und damit auch für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes.