Studieren leicht gemacht mit einfacher Bürokratie

Über 680.000 Schüler:innen sowie Studierende erhalten gesetzliche Ausbildungshilfe. Für den BAföG-Antrag treten die meisten jungen Menschen häufig zum ersten Mal mit Behörden in Kontakt. Sie müssen aus neun Formblättern die richtigen auswählen, mehrere Seiten ausfüllen und die geforderten Nachweise erbringen. Und das jedes Jahr aufs Neue.

Das geht auch einfacher. Für das BMBF haben wir deshalb BAföG Digital entwickelt. Der digitale Assistent führt Nutzer:innen in verständlicher Sprache und mit automatischen Hilfestellungen durch den BAföG-Antrag. Dabei bezieht er Eltern und Partner:innen ein, übernimmt Daten aus vorherigen Anträgen und legt notwendige Nachweise per Registerabruf ab.

Auf allen Ebenen abgestimmt

Um das bestmögliche Anwendungserlebnis zu erzielen, haben wir mit Nutzer:innen zusammengearbeitet und uns föderal übergreifend abgestimmt.  Damit ist BAföG Digital ein herausragendes Beispiel für die Umsetzung des „Einer-für-Alle“-Prinzips (EfA) in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Durch die Zusammenarbeit aller föderalen Ebenen haben wir gezeigt, wie eine gemeinsame länderübergreifende und vor allem nutzerfreundliche Digitalisierung von Verwaltungsleistungen gelingen kann.

Selbst das beste Konzept funktioniert jedoch nur, wenn es sich an den Bedürfnissen der Zielgruppe ausrichtet.

Deshalb haben wir uns mit BAföG-Expert:innen des BMBF und der Länder, Studierendenwerken und BAföG-Empfänger:innen in Digitalisierungslaboren getroffen. In mehreren agilen Design Sprints moderierten und strukturierten wir den kreativen Austausch. Heraus kamen Ideen für einen Klick-Dummy, den Studierende, Schüler:innen sowie Eltern direkt testeten. Teil der umfangreichen Usability-Tests waren auch junge Menschen mit Behinderung, um Barrieren im Gestaltungsansatz zu identifizieren.

Vom Konzept zum echten Nutzen

Damit BAföG Digital bis 2022 als vollfunktionsfähige Antrags-Plattform mit einheitlichem Web-Frontend bundesweit online gehen konnte, erprobten wir es als Minimum Viable Product (MVP) zunächst in einigen Bundesländern.

Jetzt ist BAföG Digital bundesweit im Einsatz. Die Funktionen machen den Antragstellenden das Leben einfacher. Auch für die Sachbearbeiter:innen in den Behörden ist BAföG Digital ein Gewinn. Über die Plattform können sie nun sicher, schnell und medienbruchfrei Antragsdaten mit den Nutzer:innen austauschen.