Once-Only-Prinzip: Digitales Abrufverfahren für die Pflegeversicherung

Eine spürbare Entlastung für Familien in Zeiten aktiver Kindererziehung – das Gesetz zur Unterstützung und Entlastung in der Pflege (PUEG) berücksichtigt seit Juli 2023 bei den Beiträgen zur gesetzlichen Pflegeversicherung das Alter und die Anzahl der Kinder der Versicherten. Was für Eltern finanziellen Freiraum schafft, verursacht auch – zumindest zeitweise – mehr Bürokratie. Benötigt werden der Nachweis der Elterneigenschaft sowie Angaben zu den Kindern. Bisher mussten die Dokumente, zum Beispiel Geburtsurkunden, beim Arbeitgeber eingereicht werden, der die Angaben oft manuell in die Entgeltabrechnungssoftware überführte.

Um das Verfahren effizient und bürgerfreundlich umzusetzen, muss nach dem PUEG bis zum 31. März 2025 ein digitales Verfahren zum Nachweis der berücksichtigungsfähigen Kinder umgesetzt sein. Dazu steht den beitragsabführenden Stellen der Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) zur Verfügung. 

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) beauftragte uns mit der Entwicklung von Kernkomponenten für den DaBPV. Unser Beitrag zum Gesamtprojekt gewährleistet, dass beitragsabführende Stellen die korrekten Beiträge für die gesetzliche Pflegeversicherung berechnen können, ohne Nachweise von den Versicherten anfordern zu müssen. 

Die Umsetzungsidee

Zur korrekten Lohnabrechnung beziehen Arbeitgeber viele Angaben über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereitgestellt werden. Eintragungen im Melderegister wie auch die Geburt eines Kindes werden so automatisch für den Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Hier setzt das Verfahren für den DaBPV an.

Mit der Steuer-ID und dem Geburtsdatum der versicherten Person kann die beitragsabführende Stelle automatisiert anfragen, wie viele Kinder zu berücksichtigen sind. Mit der technischen Antwort berechnet die Entgeltabrechnungssoftware den Beitrag zur Pflegeversicherung. Die initiale Anfrage legt Änderungsmitteilungen als Abonnement an. So werden in einem Push-Verfahren künftige Änderungen bei der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder automatisch an Arbeitgeber und Versicherungsträger gemeldet.

Komplexes Entwicklungsprojekt

Der DaBPV bindet vier Bundesministerien, zahlreiche nachgeordnete Behörden und indirekt alle Arbeitgeber sowie Rententräger ein. Die fachlichen und technischen Anforderungen an das Projekt, das Millionen von Bundesbürger:innen nutzt, sind entsprechend komplex.

Bei ]init[ entwickelten Spezialist:innen aus den Bereichen Projektmanagement, Consulting, Business Analysis, Development, DevOps und QA die Applikation für das digitale Abrufverfahren. Im Mittelpunkt der Systemarchitektur steht der „PUEG-Satellit“. Er nimmt die Anfrage von Arbeitgebern oder Rentenversicherungsträgern entgegen, validiert die Steuer-ID im maschinellen Anfrageverfahren des BZSt und verwaltet die Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder, die vom ELStAM-Verfahren übermittelt wurden. Über einen digitalen Rückkanal erhalten die beitragsabführenden Stellen von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die angefragten Informationen.

Zur Unterstützung des Verfahrens haben wir zudem das Dialogsystem „BagEL“ weiterentwickelt. Es ermöglicht die Kommunikation an der Schnittstelle zwischen Arbeitgebern, DRV und BZSt. Eventuelle Rückfragen können damit einfach und effizient geklärt werden.

Da das System fehlerfrei mit dem ELStAM-System und den Systemen der DRV zusammenspielen muss, unterstützten unsere Tester:innen auch die Umsetzung und Anpassung der erforderlichen Systemkomponenten der Projektpartner.

Paradebeispiel für Once-Only

Der vereinfachte digitale Nachweisabruf setzt das Once-Only-Prinzip um. Es entlastet betroffene Bürger:innen davon, Nachweise bzw. Daten zu erbringen, die bei der Verwaltung bereits vorliegen. Auch beitragsabführende Stellen werden davon entlastet, Nachweise einzufordern und zu prüfen. Eine weitere Stärke unseres Projektes ist, dass Daten nach dem RegMo-Reifegrad D abgerufen werden, also dem höchsten Reifegrad gemäß der Registermodernisierung. Die entwickelte Lösung ist somit zukunftssicher und entlastet Bürger:innen, Wirtschaft sowie Verwaltung gleichermaßen.