Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Daten­schutz­informationen zum Hinweis­geber­system der ]init[ AG

Hier erfahren Sie, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Hinweisgebersystems umgehen.

I. Entgegennahme von Whistleblowing-Meldungen über die externe Hotline

Um unser internes Meldesystems für Hinweisgebende möglichst einfach und vertrauensvoll zu gestalten, haben wir für die Abgabe von Meldungen die externe und unabhängige Kanzlei orka Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung (mbB) - im Folgenden orka - mit der Entgegennahme und Vorabprüfung der Meldungen beauftragt.

orka führt die Entgegennahme und Vorabprüfung der Meldungen in eigener Verantwortlichkeit und nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung durch. Insoweit gelten die nachfolgenden Datenschutzhinweise von orka:
 

Die Rechtsanwaltskanzlei orka nimmt für die ]init[ AG Compliance-Meldungen („Whistleblowing-Meldungen“) entgegen, die wie folgt abgegeben werden können:

• unter der Telefonnummer: +49 30 23 59 87 057 oder
• per E-Mail – gerichtet an die folgende E-Mail-Adresse: meldung.init@meldemanagement.de oder
• während eines persönlichen Treffens

Sämtliche Kommunikationswege werden im Folgenden als „Hotline“ bezeichnet.

Es können Hinweise zu Verstößen gegen Vorschriften im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (vgl. §§ 2, 3 HinSchG) sowie – darüber hinaus – Hinweise zu sämtlichen Ordnungswidrigkeiten und sonstigen Compliance-Verstößen in Bezug auf die ]init[ AG gemeldet werden.

Meldungen werden durch orka an die ]init[ AG weitergegeben. Hinweisgebende können die Hotline nutzen, ohne dass ihr Name oder andere Informationen zu ihrer Person, die geeignet sind, sie zu identifizieren, den für die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen autorisierten Personen der ]init[ AG mitgeteilt werden. Abhängig von den mitgeteilten Informationen können Rückschlüsse auf die Hinweisgebenden unter Umständen jedoch nicht ausgeschlossen werden. Nachfolgend informieren wir über die Datenverarbeitungen im Rahmen der Hotline:

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

orka Partnerschaft mbB
Kaistraße 6, 40221 Düsseldorf
Telefon: +49 211 60035-0
Website: www.orka.law

orka wird nicht als Auftragsverarbeiter der ]init[ AG tätig.

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten von orka erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

E-Mail: datenschutzbeauftragter@orka.law
 
3. Zweck & Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Hotline verarbeitet orka Daten, die Hinweisgebende mitteilen, ausschließlich zum Zweck der Entgegennahme, rechtlichen Bewertung, Dokumentation und Weiterleitung der Informationen an die zur Bearbeitung der Meldungen zuständige Stellen der ]init[ AG (im Folgenden: „designierte Stelle“). Die Datenverarbeitung durch orka erfolgt im Zusammenhang mit der gesetzlichen Pflicht und zur Wahrung des diesbezüglichen berechtigten Interesses der ]init[ AG, durch die Hotline die Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen zu möglichen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und sonstigen Compliance-Verstößen zu schaffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage dieses berechtigten Interesses erfolgt, haben betroffene Personen grundsätzlich das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Die Identität von Hinweisgebenden wird vertraulich behandelt. Eine Offenlegung der Identität einer hinweisgebenden Person erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung. Dies gilt ebenso für die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, sofern uns diese mitgeteilt werden. Unter Umständen können gesetzliche Verpflichtungen entstehen, Informationen über die Identität der Hinweisgebenden an andere Stellen (z.B. Behörden/ Gerichte) weiterzugeben. Darüber hinaus erfolgt eine Offenlegung personenbezogener Daten nur gegenüber technischen Dienstleistern als Auftragsverarbeiter.

orka speichert Daten grundsätzlich nur für die Dauer der Bearbeitung einer Meldung. Anschließend werden sämtliche Daten vollständig gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sofern Hinweisgebende es wünschen, durch orka über den jeweiligen Bearbeitungsstand informiert zu werden, ist die Mitteilung von Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer) erforderlich. Diese Daten verarbeitet orka ausschließlich im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme zum Zwecke der Mitteilung des Bearbeitungsstandes auf Grundlage einer Einwilligung des/der Hinweisgebenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen, die bis zum Widerruf einer Einwilligung durchgeführt wurden, bleibt unberührt. In diesem Zusammenhang speichert orka Daten, bis eine Information des/der Hinweisgebenden über den Bearbeitungsstand erfolgt ist, sofern nicht zuvor ein Widerruf der Einwilligung durch den/die Hinweisgebenden erfolgt ist. Darüber hinaus speichert orka zu Nachweiszwecken allein die Einwilligungserklärung als solche.

Sofern Hinweisgebende es wünschen, dass ihre Kontaktdaten von orka an die designierte Stelle weitergeleitet werden, damit diese Stelle den/die Hinweisgebende:n über den jeweiligen Bearbeitungsstand informieren kann, ist die Mitteilung von Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer) erforderlich. Diese Daten verarbeitet orka ausschließlich zum Zweck der Weiterleitung an die designierte Stelle auf Grundlage einer Einwilligung des/der Hinweisgebenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen, die bis zum Widerruf einer Einwilligung durchgeführt wurden, bleibt unberührt. In diesem Zusammenhang speichert orka Daten bis zum Abschluss der Weiterleitung der Kontaktdaten und den Erhalt einer Eingangsbestätigung durch die designierte Stelle, sofern nicht zuvor ein Widerruf der Einwilligung durch den/die Hinweisgebende:n erfolgt ist. Darüber hinaus speichert orka zu Nachweiszwecken allein die Einwilligungserklärung als solche.

4. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben grundsätzlich ein Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung, Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Datenverarbeitung oder ein Widerspruchsrecht sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Betroffene Personen haben daneben das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

II. Bearbeitung der Meldungen und Untersuchung der gemeldeten Verstöße durch die ]init[ AG

Die weitere Überprüfung der von orka an ]init[ übermittelten Meldungen sowie die internen Untersuchungen erfolgen durch die bei der ]init[ AG eingerichteten internen Meldestelle.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die

]init[ AG für digitale Kommunikation
Köpenicker Str. 9
10997 Berlin
Tel.: +49 30 97006 200
Fax: + 49 30 97006 135
www.init.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der ]init[ AG  erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: datenschutz@init.de.

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den nachfolgend beschriebenen Grundsätzen und im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

3. Zweck der Datenverarbeitung 

Zweck des Hinweisgebersystems und der damit verbundenen Datenverarbeitung ist, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverstößen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten, soweit sich diese Hinweise auf die ]init[ AG beziehen. Zudem dient das Hinweisgebersystems der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen im Zusammenhang mit einem Beschäftigungsverhältnis oder einem beruflichen Kontakt mit der ]init[ AG.

4. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit. c DSGVO), da wir nach dem Hinweisgeberschutzgesetz dazu verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem zu betreiben. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO), da wir ein großes Interesse an der frühzeitigen Feststellung, Aufklärung und Verhinderung von Gesetzesverstößen und Fehlverhalten haben.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Fall Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: 

• Angaben über die beschuldigte/beteiligte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), 
• Angaben über den (mutmaßlichen) Verhaltensverstoß sowie die entsprechenden Sachverhalte,
• Sofern Sie Ihre Meldung anonym abgeben, werden keine personenbezogenen Daten über Sie erhoben. Abhängig von den mitgeteilten Informationen können jedoch ggf. Rückschlüsse auf Ihre Person unter Umständen jedoch nicht ausgeschlossen werden,
• Bei nicht anonymen Meldungen werden personenbezogene Angaben wie Name, Kontaktdaten sowie ggf. auch persönliche Informationen der mit Ihrer Meldung mitgeteilten Umstände verarbeitet.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die ]init[ AG stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bearbeitung der Meldungen und die Untersuchung der gemeldeten Verstöße kennen müssen.

Die Bearbeitung des Hinweises wird daher nur mit jenen Personen durchgeführt, deren Zuständigkeitsbereich von der Meldung betroffen ist und von denen anzunehmen ist, dass mit ihnen eine Aufklärung des Falles gelingen kann.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt nur, soweit wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind. Unter diesen Voraussetzungen können externe Empfänger personenbezogener Daten z.B. Behörden, Gerichte, Berater, Sachverständige oder Rechtsvertreter sein.

7. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen wird die Dokumentation einer Hinweisgebermeldung sowie sämtliche mit dieser in einem Zusammenhang stehenden Informationen für einen Zeitraum von drei (3) Jahren ab dem Abschlussdatum gespeichert. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen/behördlichen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. 

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der ]init[ AG finden Sie hier.